VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI SZABÁLYZAT A WELLAMARIN Kereskedelmi és Vendéglátó Kft
(a továbbiakban: Társaság) jogszerű működésének biztosítása érdekében és a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről valamint a visszaélések bejelentéséről szóló szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) 18.§ (1) bekezdése szerinti kötelezettségének eleget téve visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiak: bejelentési rendszer) hoz létre.
Tartalomjegyzék
1..... A Szabályzat célja, hatálya.
II.... BEJELENTÉST KIVÁLTÓ KÖRÜLMÉNYEK.
2..... Általános alapelvek, kötelezettségek.
III.. TÁRSASÁG VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERE...
4..... Bejelentésre jogosultak köre.
5..... A bejelentők adatszolgáltatása, illetve a rájuk vonatkozó személyesadat-kezelés.
6.2.. Írásban történő bejelentés.
IV... A BEJELENTÉS KIVIZSGÁLÁSA.
I. PREAMBULUM
A WELLAMARIN Kereskedelmi és Vendéglátó Kft (a továbbiakban: Társaság) jogszerű működésének biztosítása érdekében és a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről valamint a visszaélések bejelentéséről szóló szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) 18.§ (1) bekezdése szerinti kötelezettségének eleget téve visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiak: bejelentési rendszer) hoz létre. A Társaság bejelentő rendszerében bármely jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. A jelen Szabályzat (a továbbiakban, mint Szabályzat) tartalmazza a Társaság által létrehozott és üzemeltetett bejelentési rendszer működésére vonatkozó szabályokat, és a bejelentés megtétele esetén követendő eljárásrendet.
1. A Szabályzat célja, hatálya
1.1. A Szabályzat célja
A Társaság számára eddig is kiemelkedő fontosságú volt az, hogy foglalkoztatóként kollégáitól és partnereitől első kézből értesüljön arról, hogy a Társaságnál milyen problémák, visszaélések, érdek- és jogsérelmek fordulnak elő. A panaszok és közérdekű bejelentések elősegíthetik a Társaságon belüli folyamatok tökéletesítését, fejlesztését, valamint a visszaéléseket lehetővé tevő helyzetek kiküszöbölését, megelőzését. Szabályzat célja a Társaság működését érintő visszaélésekkel kapcsolatban olyan bejelentési rendszer kialakítása, amelyben munkatársaink a bejelentővédelmi intézkedésekkel gyors és hatékony jogvédelmet kaphatnak, panaszaik megfelelően kivizsgálásra kerülhetnek, így azok hatékony kezelése hozzájárulhat a kiegyensúlyozott családias munkahelyi kultúra megőrzésében.
A jelen Szabályzatban a Társaság kialakítja a bejelentések hatékony vizsgálatának eljárásrendjét, a bejelentő és a bejelentésben érintett személyek személyes adatainak védelme érdekében betartandó intézkedéseket, azzal a céllal, hogy közérthető módon és világosan meghatározza bejelentésvédelmi rendszerét.
1.2. Fogalom meghatározások
- foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi,
- foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat,
- foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
- panasz: olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat.
- bejelentés: Panaszt vagy Közérdekű bejelentés tartalmazó szóbeli vagy írásos közlés, amelyet bejelentő személy a Visszaélés-bejelentési rendszerben a címzetthez eljuttat.
- bejelentő: az a személy, aki Bejelentést a Visszaélés-bejelentési rendszerben megteszi.
- bejelentésben érintett személy: a Bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy.
- közérdekű bejelentés: olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat.
- Visszaélés: olyan tett vagy mulasztás, mely ellentétes a Társaságra, illetve a foglalkoztatottakra irányadó jogszabályokkal és a Társaság belső szabályzataival, ideértve különösen a jelen Szabályzat 2 pontjában meghatározott alapelveket és követelményeket.
1.3. A Szabályzat hatálya
- Személyi hatály
A jelen Szabályzat kiterjed valamennyi olyan személyre, aki a bejelentés megtételére jogosult a jelen Szabályzat 6. pontja alapján
- Tárgyi hatály
A jelen Szabályzat kiterjed valamennyi olyan bejelentésre, amelyet a Társaság munkavállalói által, vagy sérelmére elkövetett cselekménnyel kapcsolatban a Szabályzat 6. pontjában foglalt személyek tesznek.
II. BEJELENTÉST KIVÁLTÓ KÖRÜLMÉNYEK
2. Általános alapelvek, kötelezettségek
Társaság által foglalkoztatott személyek kötelesek a munkakörükbe tartozó feladatokat becsületesen és lelkiismeretesen elvégezni, a mindenkor hatályos jogszabályoknak, munkáltatói utasításoknak és szakmai követelményeknek megfelelően. Ezzel összefüggésben a foglalkoztatottak kötelesek tartózkodni minden olyan tevékenységtől és magatartástól, mely a rájuk irányadó jogszabályokkal, továbbá a Társaság belső szabályzataival ellentétes.
A foglalkoztatottak kötelesek a munkavégzése során tudomására jutott minden a Társaság működése szempontjából releváns információt a Társaság részére átadni, illetve munkájuk során tudomásukra jutott szakmai, üzleti és személyes vagy egyéb adatot és információt bizalmasan kezelni. A foglalkoztatottak semmiféle adatot, tényt vagy információt nem titkolhatnak el, nem manipulálhatnak, valamint kötelezettséget vállalnak, hogy a szállodával kapcsolatosan átvett dokumentumokat, a szálloda működésével és vendégkörével kapcsolatos információkat, üzleti titokként kezelik a titoktartási nyilatkozatnak megfelelően.
A foglalkoztatottak munkájuk során kötelesek jó munkakapcsolatot kialakítani más munkavállalókkal. Kötelesek a kollégákat a lehető legnagyobb tisztelettel kezelni, munkatársak munkáját, betanítását a Társaság sztenderdjei szerint segíteni.
A munkavállalóknak tartózkodniuk kell munkahelyi tartózkodásuk egésze során a munkatársak közötti hátrányos megkülönböztetéstől. A foglalkozatottak folyamatosan kötelesek tiszteletben tartani más személyek emberi méltóságát, személyiségi jogait. Senkit nem érhet diszkrimináció az alkalmazási feltételekben és munkafeltételekben, illteve előmeneteli rendszerben, juttatások meghatározása során, illetve kártérítési és fegyelmi felelősségmegállapítása során.
A Társaság által foglalkoztatott személyek kötelesek betartani a Társaság belső szabályzataiban meghatározott magatartási követelményeket.
3. Bejelentés tárgya
Gazdasági jellegű jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információra vonatkozóan.
III. TÁRSASÁG VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERE
A belső visszaélés-bejelentő rendszert a Társaság saját maga, önállóan, külső közreműködő bevonása nélkül hozza létre és működteti.
A Visszaélés-bejelentési rendszert a Társaságon belül a HR vezető, Csullagné Hundák Ágnes működteti.
4. Bejelentésre jogosultak köre
- a Társaság által Foglalkoztatott;
- az a Foglalkoztatott, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt;
- a Társasággal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;
- az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll;
- a Társaságban tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Társaság ügyvezetéséhez tartozó személy;
- a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy;
- a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes;
- a Társasággal az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
- az a személy, akinek a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt.
5. A bejelentők adatszolgáltatása, illetve a rájuk vonatkozó személyesadat-kezelés
A bejelentő és a bejelentésben érintett személyek személyazonosságát, így személyes adatait a vonatkozó adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően, a bejelentések tartalmát minden esetben, és a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kell kezelni.
A bejelentés névtelenül (anonim módon) is megtehető, azonban a névtelen bejelentések érdemi vizsgálata mellőzhető. Névtelen bejelentés esetén a Társaság az eset összes körülményeit mérlegelve dönthet úgy, hogy a vizsgálatot mégis elrendeli.
Jogi személy bejelentő ugyanakkor a bejelentés megtételekor köteles megadni székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét.
A bejelentőkre, továbbá a bejelentéssel érintett más személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésével kapcsolatos tájékoztatást jelen Szabályzat 1. sz. mellékleteként megállapított adatkezelési tájékoztató tartalmazza.
6. A bejelentés módjai
A Bejelentést szóban vagy írásban lehet megtenni.
6.1. Szóbeli bejelentés
A szóbeli Bejelentést csak személyesen lehet megtenni.
A személyes bejelentés megtételére előzetes időpontegyeztetést követően a 8621 Zamárdi, Eötvös u. 15/1. címen van mód.
Ha a Bejelentő személyesen teszi meg a Bejelentését, a HR vezető a szóbeli bejelentést a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást (1. számú melléklet) követően írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.
A HR vezető a szóbeli Bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.
Szóbeli bejelentés esetén a HR vezető a Bejelentő figyelmét felhívja a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a Bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy a Bejelentő személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a Bejelentés kivizsgálás valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
6.2. Írásban történő bejelentés
Írásban történő bejelentésre postai úton a Társaság címére 8621 Zamárdi, Eötvös u. 15/1 küldött levélben, vagy elektronikus úton a hr@wellamarin.hu email címre megküldve van lehetőség.
Az írásbeli bejelentés előterjesztésének elősegítésére jelen Szabályzat 2. sz. mellékleteként „Bejelentőlap” formanyomtatvány kerül közzétételre, mely tartalmazza a bejelentés azon tartalmi követelményeit, mely elősegíti az eredményes kivizsgálást A formanyomtatvány használata nem kötelező.
Az írásbeli bejelentés kézhezvételéről a kijelölt személy 7 napon belül visszaigazolást küld. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a Panasztörvény és jelen Szabályzat szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.
7. A bejelentés tartalma
A bejelentés a bejelentő nevének és elérhetőségének megadásával, valamint névtelenül (anonim módon) is megtehető. Amennyiben a bejelentő a bejelentés során nevét és elérhetőségét nem adja meg, tudomásul veszi, hogy bejelentésének vizsgálata mellőzésre kerülhet. Erre legkésőbb a bejelentés visszaigazolásákor a bejelentő figyelmét fel kell hívni.
A bejelentőnek szükséges megjelölnie a bejelentésre való jogosultságának okát. (pl.: munkaviszony fennállása, megbízási szerződés, stb.)
A bejelentésben a bejelentőnek részletes leírást kell adnia a visszaélés bejelentésére okot adó körülményekről.
Bejelentés során az alábbi információkat szükséges megadni:
- Melyik részlegen történt és kit vagy kiket érint a visszaélés?
- Mikor történt vagy jelenleg is folyamatban van a visszaélés
- Milyen bizonyítékok vannak a visszaélésre
Amennyiben a bejelentésnek voltak előzményei (pl. a bejelentő a visszaélést már korábban is jelezte), szükséges erről is nyilatkozni a bejelentés során.
Abban az esetben, ha a bejelentőnek a visszaéléssel kapcsolatban bármilyen bizonyítéka van, a dokumentumokat, iratokat a kivizsgálás elősegítésére köteles a bejelentéshez csatolnia.
A bejelentés megtételekor a bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi, továbbá azokról a körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.
IV. A BEJELENTÉS KIVIZSGÁLÁSA
A HR vezető a hozzá érkezett Bejelentésben foglaltakat a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb a Bejelentés beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül kivizsgálja. Ezt a határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű, email útján történő tájékoztatása mellett egyszeri alkalommal 30 (harminc) nappal meghosszabbíthatja. A Bejelentés kivizsgálásának és a Bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a 90 (kilencven) napot.
A Bejelentés kivizsgálása során a HR vezető kapcsolatot tart a Bejelentővel, ennek keretében a Bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a Bejelentőt.
A Bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
- a Bejelentést azonosíthatatlan Bejelentő tette meg
- Bejelentést nem a 4. pontban meghatározott, a Bejelentés megtételére jogosult személy tette meg
- a Bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
- a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a Bejelentésben érintett személy jogainak a Bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
Ha a Bejelentés kivizsgálása a fentiek szerint mellőzhető, a HR vezetőjének ezen tény megállapításáig el kell végeznie a Bejelentés fogadásával, rögzítésével, valamint a Bejelentéssel összefüggő tájékoztatások megadásával kapcsolatos feladatokat.
A HR vezetőnek a Bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a Bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt írásban, e-mail útján tájékoztatja
8. Vizsgálati eszközök
A bejelentés kivizsgálása elsősorban a bejelentő által előadottakat és az általa rendelkezésre bocsátott bizonyítékokat értékelésével kezdődik. Szükség esetén a HR vezető meghallgathatja a bejelentéssel érintett személyeket, illetve tanukat. A bejelentéssel érintett személy(ek) és a tanúk nyilatkozata önkéntes, az semmilyen eszközzel, illetve joghátrány kilátásba helyezésével nem kényszeríthető ki.
Amennyiben a vizsgálathoz olyan társasági adatokra van szükség, amelyekkel a HR vezető nem rendelkezik, ebben az esetben a hatáskörrel rendelkező munkahelyi vezetőnek a kért adatokat köteles rendelkezésére bocsátani.
A vizsgálat során A HR vezető birtokába került valamennyi adat és információ szigorúan védett adatnak minősül. Az adatokat és információkat a HR vezető mással nem oszthatja meg, kizárólag a vizsgálat céljára használhatja fel. A vizsgálati eszközök tartalma a vizsgálatban részt vevők ( érintett, tanúk, vezető munkavállalók vagy tisztségviselők) részére csak annyiban osztható meg, amennyiben ez a vizsgálat eredményessége érdekében szükséges.
Amennyiben a HR vezető rendelkezésére álló vizsgálati eszközök alapján a visszaélés ténye nem deríthető fel, erről a bejelentőt haladéktalanul értesíteni kell. Amennyiben a bejelentő a bejelentésében foglaltakat továbbra is fenntartja, javaslatot kell tenni részére, hogy forduljon a hatáskörrel rendelkező állami szervek vagy bíróság felé.
9. Iratkezelés
A visszaélés-bejelentési rendszerben iratnak minősül minden, a bejelentéssel kapcsolatos írott, nyomdai úton előállított, vagy elektronikus eszközön tárolt dokumentum, adatok, a vizsgálattal kapcsolatos feljegyzések, jegyzőkönyvek, felvételek, valamint az intézkedés is.
A visszaélés-bejelentési rendszerben önálló, a Társaság iratkezelésétől elkülönített iratkezelést kell megvalósítani. Az iratok érkeztetését, másolását, őrzését kizárólag a HR vezető végezheti, ebben más személy nem helyettesítheti.
A bejelentéssel kapcsolatos iratokhoz kizárólag a HR vezetőnek és a Társaság ügyvezetésének lehet hozzáférése.
Az iratokat bejelentésenként elkülönítve, érkezési dátum szerinti sorrendben, a kivizsgálást követő öt évig kell megőrizni.
V. INTÉZKEDÉSEK
A Bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a Bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmények vagy mulasztások, illetve egyéb visszaélések orvoslására.
Ha a Bejelentés tartalma alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a büntető feljelentés megtételéről.
Amennyiben a bejelentésben szereplő visszaélés a vizsgálat alapján nem szolgál büntetőeljárás alapjául, ugyanakkor a vizsgálat során a HR vezető azt állapítja meg, hogy az jogszabályba vagy a Társaság belső szabályzatainak rendelkezésébe ütközik, intézkedési javaslatot terjeszt elő a Társaság ügyvezetése felé.
Amennyiben a Társaság ügyvezetése megállapítja a visszaélést elkövető személy(ek) felelősségét, úgy ezen személlyel (személyekkel) szemben az Mt-ben és a munkaszerződésben foglaltak szerint munkáltatói intézkedés alkalmazására jogosult
A HR vezető a bejelentés kivizsgálását követően írásban tájékoztatja a bejelentőt a vizsgálat eredményéről, valamint megtett intézkedésekről.
VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
Jelen Szabályzat, valamint az abban foglalt rendelkezések 2023. december 17. napján lépnek hatályba, és határozatlan ideig hatályosak. A Szabályzat módosításai a módosítások közzététele napjától hatályosak.
MELLÉKLETEK
1. SZÁMÚ MELLÉKLET ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERHEZ
2. SZÁMÚ MELLÉKLET BEJELENTÉSI FORMANYOMTATVÁNY